التحول الرقمي بلا مشروع تحول رقمي: من أين تبدأ وبأي ترتيب

«التحول الرقمي» عبارة أفسدها الاستخدام. صاحب شركة فيها عشرون موظفًا يسمعها فيتخيل ميزانية بستة أصفار ومستشارًا يرسم مربعات على لوح أبيض، فيؤجلها سنة أخرى.

وما تحتاجه شركته فعلًا أصغر من ذلك بكثير: أن تتوقف البيانات عن العيش في رؤوس الناس وملفاتهم الشخصية. هذا كل شيء. والطريقة التي تنجح بها ترتيب تتبعه، لا مشروع تطلقه.

لماذا يفشل «ننقل كل شيء دفعة واحدة»

السيناريو المتكرر: تشترى منصة شاملة، ويُطلب من الفريق نقل العملاء والفواتير والمشاريع والحسابات والموظفين في شهر، ويُدرَّب الجميع في يوم واحد. بعد أسبوعين يعود المحاسب إلى الإكسل لأنه أسرع في اللحظة، ثم يعود البائع إلى دفتره، ويصبح النظام مكانًا تُنقل إليه البيانات آخر الشهر بدل أن يكون مكان العمل.

السبب أن الشركة طلبت من فريقها تغيير ست عادات في وقت واحد. العادة الواحدة تحتاج أسابيع حتى تثبت، وست عادات معًا لا تثبت أبدًا.

وقبل هذا كله يأتي سؤال هل تحتاج نظامًا من الأصل. تناولناه في مقال عن إدارة الشركة بالإكسل والدفتر.

الترتيب الذي ينجح

ابدأ من حيث يُفقد المال أولًا، لا من حيث تبدأ دورة المحاسبة. ولكل مرحلة تعريف واضح لمعنى «انتهت»:

من أين تبدأ، وبأي ترتيبمرحلة واحدة في كل مرة

1

العملاء والفرصهنا يضيع المال بأسرع صورة: عميل سأل ولم يرد عليه أحد. انتهت المرحلة حين لا توجد فرصة واحدة بلا مسؤول وبلا خطوة تالية.بيانات العملاءالفرصالمسؤول عن كل فرصةسجل التواصل

2

الفواتير والتحصيلأسرع مرحلة يشعر بها صاحب العمل في جيبه. انتهت حين تعرف في أي لحظة كم لك عند الناس ومنذ متى.عروض الأسعارالفواتيرالمدفوعاتأعمار الديون

3

الطلبات والمشاريعالمرحلة التي تنقل الشغل نفسه من واتساب إلى مكان يراه الفريق. انتهت حين لا يحتاج أحد أن يسأل «الطلب ده وصل لفين؟».المهامالمراحلالملفاتالوقت المصروف

4

الحساباتتأتي بعد الفواتير لا قبلها، لأن نصف قيودها تتولد من الفواتير والمصروفات تلقائيًا. انتهت حين يصبح الإقفال يومًا بدل أسبوع.دليل الحساباتالقيودالمصروفاتالإشعارات

5

الموارد البشريةآخر المراحل عن عمد. مهمة، وأقلها إلحاحًا حين يكون الفريق صغيرًا. انتهت حين يعرف كل موظف رصيد إجازاته بلا أن يسأل.الحضورالإجازاتالرواتبالملفات

قاعدة قبل أي مرحلة

ما لا يستحق أن يدخل النظام

إدخال كل شيء إلى النظام هو ما يجعل الفرق تكره الأنظمة. بعض العمل يبقى حيث هو:

ما يدخل النظام وما يبقى كما هوقاعدة عملية

يدخل النظام	يبقى كما هو
كل ما يتكرر ويحتاج تتبعًا	النقاش والتفكير الأولي
كل ما يمر به أكثر من شخص	ما يخص شخصًا واحدًا ولا يُسأل عنه
كل ما يُسأل عنه لاحقًا	المسودات والمحاولات
كل ما يتعلق بمال أو موعد	ما تقرره مرة واحدة ولا يتغير

من يقود كل مرحلة

المرحلة التي ليس لها صاحب لا تنتهي. وأكثر خطأ تنظيمي نراه هو تسليم الملف كله لمن يفهم في الكمبيوتر، سواء كان موظف الدعم الفني أو ابن صاحب الشركة.

صاحب المرحلة هو من يتألم منها اليوم. مسؤول المبيعات يملك مرحلة العملاء، والمحاسب يملك الفواتير، ومدير التشغيل يملك الطلبات. دور من يفهم في الكمبيوتر هو الإعداد، لا امتلاك العملية.

ولصاحب المرحلة مهمتان فقط: أن يقرر شكل البيانات في وحدته، وأن يكون أول من يتوقف عن استخدام الملف القديم. الثانية أهم من الأولى. ما دام الملف القديم مفتوحًا فسيظل الفريق يستخدمه، وسيظل عندك مصدران للرقم نفسه.

حدد تاريخًا يُغلق فيه الملف القديم، وأعلنه، واجعله قريبًا. أسبوعان بعد بداية المرحلة كافيان.

نظام واحد أم عدة أدوات

الطريق الشائع أن تُشترى أداة لكل مرحلة: أداة للعملاء، وأخرى للفواتير، وثالثة للمهام، وبرنامج محاسبة منفصل. ثم يظهر عمل جديد لم يكن موجودًا من قبل، وهو نقل البيانات بين الأدوات والتأكد أن أرقامها متطابقة.

هذا العمل لا يظهر في أي عرض سعر، وهو الذي يجعل شركات تعود إلى الإكسل بعد سنة من الأدوات. والبديل أن تكون المراحل الخمس في مكان واحد يقرأ من نفس البيانات.

ماذا نفعل نحن

حين تكون العمليات خاصة بطبيعة العمل، نبني النظام على المقاس: صلاحيات لكل دور، وواجهة عربية من اليمين لليسار، وتقارير تُطبع كما يريدها العميل. تفاصيل ذلك على صفحة الأنظمة.

وحين تكون الاحتياجات قياسية، فالبناء من الصفر إنفاق بلا داعٍ. هنا نرشّح Dosory، وهي منصة CRM وERP نملكها ونشغّلها بأنفسنا، ومراحلها الخمس التي في الأعلى موجودة فيها كوحدات تقرأ من نفس البيانات: العملاء والفرص، الفواتير والمدفوعات، المشاريع والمهام، حسابات بقيد مزدوج حقيقي، والموارد البشرية. التجربة مجانية وبلا بطاقة ائتمان. واجهتها إنجليزية حتى الآن، وهذا يهم لو كان فريقك يعمل بالعربية فقط.

ولو أردت رأيًا قبل أن تشتري أي شيء، اكتب لنا على صفحة التواصل وصفًا ليوم عمل عادي عندك: من يستلم الطلب، ومن يسعّره، ومن يتابع التحصيل. من هذا وحده نستطيع أن نقول لك من أي مرحلة تبدأ.